Pubblicato: 5 Novembre 2019  -  Ultimo aggiornamento: 28 Gennaio 2021

L’importanza della gestione dei dati nell’impresa

L’importanza della gestione dei dati nell’impresa

Normativa ed etica come punto di partenza

Uno dei temi al momento più dibattuto riguarda la gestione dei dati: grazie all’introduzione del nuovo regolamento sulla protezione dei dati (GDPR) le persone, le aziende e le istituzioni stanno rivedendo il metodo di gestione e di raccolta dei dati.  Inoltre, in un mondo che si appresta a diventare sempre più social, devono essere rispettate tutte le norme in materia di privacy affinché si possa garantire la riservatezza delle informazioni personali. L’utente ha il diritto di poter controllare in ogni momento i dati raccolti e la loro diffusione, in linea con le regole vigenti. 

La protezione ed i social

Uno degli aspetti fondamentali al quale prestare maggior attenzione è connesso alle possibili falle di sicurezza presenti nell’IT aziendale. Dati statici alla mano, solo un’azienda su tre conserva i dati seguendo la GDPR: il vero problema riscontrato è connesso alla migrazione delle informazioni su cloud, infatti la maggior parte dei dati sensibili di clienti non si trova all’interno dell’azienda, rendendo difficile la gestione.

Oggi con il computer si svolgono molte più operazioni rispetto al passato ed è per questo che bisogna ricorrere a congrue misure di sicurezza: non usare password banali e non conservarle sul pc, installare ed aggiornare firewall e antivirus, tenere sotto controllo cookies e allegati mail, ecc.

I social forniscono un servizio gratuito e diretto tale da poter raggiungere facilmente molti utenti: quello che non si sa è che, però, non appena ci si iscrive si è subito rintracciabili tramite motore di ricerca e spesso non si capisce bene come l’utente possa “recedere” dalla fruizione del servizio seppur si decida di rimuovere definitivamente l’account. Si arriva così in quello che è spesso definito commercio illegale dei dati online.

Chi utilizza i dati sensibili delle persone è tenuto a rilasciare un’informativa chiara ed esaustiva per illustrare le finalità e le modalità del trattamento dei dati, garantendo trasparenza, sicurezza, e controllo dei dati in base al servizio fornito.

Cronaca VS Tutela

L’Unione Europea ha deciso di elaborare una nuova normativa poiché, oramai, l’uso di internet è alla portata di chiunque, compresi i più piccoli: spesso si inseriscono dati che in un secondo momento si vorrebbero cancellare. Il tracciamento dei dati, il tipo di utilizzo che ne viene fatto e la diffusione presso terzi sono tutti temi che sono stati in qualche maniera rivoluzionati. Adesso gli utenti devono essere informati in maniera chiara e contestuale all’immissione su quali tipi di dati rimangono all’azienda, per quanto tempo saranno conservati e su chi ha il permesso di accedervi. Inoltre, nel caso di furto di informazioni, è necessario che i cittadini vengano informati. Perlopiù, le sanzioni per chi non rispetta il nuovo regolamento non sono di poco rilievo.

Viene sancito il diritto “all’oblio”: ossia, ogni persona deve poter cancellare le informazioni che lo riguardano a tutela della propria immagine. Certamente ci si trova a dover bilanciare il diritto di cronaca a quello di tutela. Le imprese devono si eliminare i dati che risultino essere inadeguati, irrilevanti o non più rilevanti o eccessivi in relazione agli scopi per cui sono stati pubblicati, seppur tutto ciò può essere richiesto solo nel caso in cui venga violata la legge sul trattamento dei dati oppure se la loro conservazione non sia più ritenuta necessaria. Perciò il diritto di cronaca si trova a prevalere sul diritto all’oblio sempre e solo nei casi di rispetto delle leggi.

Best practice

Se i tuoi dati sono gestiti e aggiornati correttamente, la loro accessibilità e l’efficienza della tua organizzazione aumenteranno in modo esponenziale. Tuttavia, se i dati sono inesatti, gestiti male o soggetti a errori, possono far perdere tempo e risorse.


Se i tuoi dati sono gestiti e aggiornati correttamente, la loro accessibilità e l’efficienza della tua organizzazione aumenteranno in modo esponenziale. Tuttavia, se i dati sono inesatti, gestiti male o soggetti a errori, possono far perdere tempo e risorse.

Una migliore gestione dei dati aiuta a migliorare la qualità e l’accesso dei dati. Pertanto, si ottengono risultati di ricerca migliori in un’azienda con un accesso migliore e più rapido ai dati dell’organizzazione, il che può aiutare nel processo decisionale.

Poiché si verificano incidenti, è importante che la tua azienda attui una sorta di strategia di recupero dei dati. Perdere l’accesso a tutti i dati dei tuoi clienti potrebbe essere estremamente dannoso per le tue campagne di marketing e strategie di vendita. Se qualcuno dovesse commettere un errore ed eliminare alcuni o tutti i tuoi dati, se i tuoi account dovessero in qualche modo chiudersi, o se il tuo CRM o il software di gestione dei dati dovessero aver problemi, devi avere un valido piano di backup.

Perdere l’accesso ai dati può essere uno dei problemi più grossi che un’azienda può incontrare. Che si tratti di errore umano, guasto hardware o problemi di alimentazione, qualsiasi interruzione del flusso di dati di un’azienda può rendere un’organizzazione completamente incapace di fare affari. Pertanto, nessuna strategia di gestione dei dati è completa fino a quando non include un piano di backup e ripristino chiaro che precisa con esattezza con quale frequenza è necessario eseguire il backup di diversi tipi di dati e quali misure devono essere prese per ripristinarli in caso di disastro.

Scegli bene

Trovare un buon software è un passaggio essenziale nella creazione di un processo di gestione dei dati di qualità per la tua azienda. Investire in un software di gestione dei dati errato può causare problemi. Dovete trovare una soluzione di gestione dei dati che vi fornirà una visione chiara e accurata dei vostri contatti e dei dati dei clienti e che vi aiuti a interagire con il pubblico in modo preciso e tempestivo. Il sistema di gestione dei dati dovrebbe facilitare i lavori dei tuoi team di vendita e marketing arricchendo e pulendo automaticamente i dati per assicurarti di avere la visione più accurata e completa possibile. Se investi nella soluzione di gestione dei dati sbagliata fin dall’inizio, stai costando soldi alla tua azienda per dover riapprendere un nuovo sistema, riqualificare il personale sull’immissione corretta dei dati e ricreare i processi che circondano l’immissione dei dati.

Meno calcoli, più impegno

Il vero successo nella protezione dei dati richiede integrità: dopo tutto ci occupiamo della fiducia dei consumatori. Il vero successo deriva dalla comprensione che la conformità è un viaggio in corso, non una destinazione raggiunta attraverso le to-do-list. Costruito sulla responsabilità, sulla trasparenza e sul controllo, il GDPR sostiene un approccio etico alla gestione della privacy dei dati e sta influenzando il cambiamento ai massimi livelli. L’amministrazione deve considerare in che misura si applicheranno le direttive comunitarie. I professionisti dell’IT dovranno sapere dove risiedono i dati in un’azienda, da dove provengono, dove stanno andando, con chi vengono condivisi e se l’interessato sa o meno cosa sta succedendo. La privacy dovrebbe essere alimentata da programmi di sensibilizzazione, educazione e impegno per tutti i dipendenti. I migliori CEO adotteranno una mentalità del “quando” e non del “se”, preparando un piano di risposta e procedure di backup nel caso di un incidente nei dati. Solo l’approccio etico può informare la costruzione di una cultura della privacy che promuova la fiducia e il valore reale, creando un ambiente in cui la protezione dei dati funziona per l’azienda e quelli che rappresenta, non contro di loro.