Pubblicato: 25 Febbraio 2021  -  Ultimo aggiornamento: 27 Febbraio 2021

Outsourcing IT, perché affidare la gestione delle risorse IT a partner esterni

Outsourcing IT, perché affidare la gestione delle risorse IT a partner esterni

L’outsourcing IT, ossia la gestione delle risorse IT affidata all’esterno a partner tecnologici, può far risparmiare denaro e liberare risorse interne. Non solo, per le PMI rappresenta una valida occasione per affidare a competenze che solitamente mancano in azienda la manutenzione e la gestione di asset tecnologici che richiedono sempre molto tempo (e costi) per essere governate. Benché se ne parli da moltissimi anni, l’outsourcing IT è tutt’altro che morto!

Cos’è l’outsourcing IT

L’outsourcing IT può essere definito come l’acquisto di funzioni correlate all’IT (tipicamente gestione, manutenzione, aggiornamento e/o evoluzione degli asset tecnologici) come servizio da una terza parte, un provider di servizi di gestione IT, anziché svolgere tali funzioni all’interno della propria azienda.

È un modo per ridurre il tempo e le risorse economiche da dedicare alle infrastrutture IT e alle relative operations (manutenzione e gestione). Può essere una scelta valida per svariati motivi:

  • il data center o le infrastrutture aziendali richiedono uno staff IT altamente qualificato che l’azienda non può permettersi;
  • non si dispone di un vero e proprio budget specifico da destinare all’IT;
  • si ha bisogno di un supporto temporaneo;
  • si intende avere sempre tecnologia aggiornata ma non si hanno le competenze per poterla implementare e gestire;
  • si intende scaricare i costi per concentrarsi sulle proprie competenze chiave…

Cosa può essere esternalizzato in un accordo di IT outsourcing

Quando si parla di gestione delle risorse IT da affidare all’esterno ci si chiede spesso di quali asset e risorse si stia parlando. In linea di massima, oggetto di un contratto di outsourcing IT possono essere sia infrastrutture hardware sia architetture software, così come hosting di asset o servizi di sicurezza.

Seppur non esaustivo, un elenco delle risorse IT e di ciò che può comprendere un accordo di outsourcing può essere il seguente:

  • Infrastruttura, ovvero hardware, software e installazione e supporto di rete
  • Applicazioni quali e-mail, sistemi antivirus e protezione delle minacce (per i quali spesso ci sono servizi ad hoc denominati Managed Security Services)
  • Hosting di siti web
  • Hosting di server gestito o hosting di applicazioni gestite
  • Server e storage
  • Backup, ripristino e trasferimento dei dati
  • Sistemi e servizi di help desk

Tipologie di outsourcing e gestione delle risorse IT

Esistono diversi tipi di outsourcing IT, definiti prevalentemente dal “luogo” in cui avviene il lavoro esternalizzato. Vediamo quali sono.

1. Outsourcing IT offshore

L’outsourcing IT offshore significa che il supporto IT remoto è basato all’estero.

Questo tipo di IT in outsourcing, solitamente, consente alle aziende di trarre vantaggio dai risparmi fiscali e dai costi di gestione inferiori associati a una forza lavoro estera. Tuttavia, ci sono problemi quali il fuso orario e la lingua di comunicazione; non sempre le aziende, soprattutto PMI, trovano in questa formula la scelta ottimale (non solo per le eventuali incomprensioni linguistiche ma anche per una sorta di lontananza percepita spesso anche nelle modalità di erogazione dei servizi e nei rapporti con il provider).

2. Outsourcing Nearshore

L’outsourcing nearshore significa che il supporto IT avrà sede in un paese vicino al proprio, ossia confinante.

Potrebbero esserci dei risparmi fiscali coinvolti nell’esternalizzazione del supporto IT in questo modo, tuttavia, i principali vantaggi si riscontrano nel fatto che spesso non vi è alcuna differenza sostanziale tra i fusi orari, cosa che rende conveniente ottenere il supporto desiderato nel momento in cui se ne ha bisogno. Con questo tipo di outsourcing, la barriera linguistica e culturale potrebbe essere inferiore a quella riscontrabile con l’outsourcing offshore, tuttavia potrebbe comunque rimanere una delle criticità maggiori.

3. Outsourcing onshore

L’outsourcing onshore si avvale di società locali che forniscono servizi all’interno dello stesso paese in cui ha sede l’attività dell’azienda che opta per l’IT outsourcing. Sebbene questo tipo di servizio sia generalmente un po’ più costoso del supporto IT offshore e nearshore, ci sono moltissimi vantaggi apprezzati dalle aziende, soprattutto PMI. Non solo non ci sono barriere linguistiche ma la vicinanza rende molto più accessibili i servizi ed il dialogo tra l’azienda ed il provider. Vantaggi da non sottovalutare quando per esempio si riscontrano problematiche che richiedono interventi immediati, fiducia e trasparenza.

in house - IT outsourcing - governance

I vantaggi per le PMI

Alcuni dei vantaggi li abbiamo già evidenziati nei paragrafi precedenti. Volendo riassumerli possiamo elencarli come segue:

  • accesso a specialisti con conoscenze e competenze esperte;
  • riduzione dei costi derivanti da minori investimenti di capitale e requisiti di personale;
  • accesso su richiesta alla tecnologia più recente;
  • livello di servizio definito da contratto con garanzia di ciò che viene erogato;
  • spese prevedibili da tariffe fisse e modelli di prezzo basati su abbonamento;
  • maggiore sicurezza affidando i propri sistemi IT in mani esperte e competenti.

L’importanza della governance

Sebbene i vantaggi dell’IT outsourcing siano molteplici, rimane aperta la questione della governance. Trasferendo all’esterno la gestione delle risorse IT, è evidente che se ne trasferisce anche la governance, da intendersi però come governance dei sistemi. Altra cosa è la Governance IT in senso più ampio che richiede all’azienda che ha scelto di affidare in esterno la gestione delle risorse IT di mantenere la governance su controllo, strumenti, competenze e processi necessari per una gestione efficiente dei fornitori e un sano rapporto con il fornitore di servizi. Una governance quindi meno tecnica ma più amministrativa e di business.

Più specificamente, la governance è l’insieme di processi, politiche e strumenti utilizzati per garantire la privacy, la sicurezza e l’integrità dei sistemi, delle applicazioni e dei dati esternalizzati. In questo senso, anche affidando a provider esterni la gestione delle proprie risorse IT, la governance deve sempre rimanere “in capo” all’azienda.

La governance è di particolare interesse per le aziende che esternalizzano, per esempio, la gestione delle sole infrastrutture hardware (server, storage, rete). È importante che le aziende comprendano che mentre il fornitore di servizi è responsabile della sicurezza dell’infrastruttura sottostante, l’azienda continua ad essere responsabile della sicurezza del sistema operativo, delle applicazioni e dei dati che risiedono sulle infrastrutture gestite esternamente.